- 2016-3-29
- ﾋﾞｼﾞﾈｽ
これから社会人になる方はもちろん、長年ビジネスマンをしている方が「もう一度確認しておきたい」人向けの記事です。
社会人としてのマナーを身につけてこそオトナ男子。
ビジネスマンとして一流の品格を身につけるには基本が大事。
仕事で凄い成績を上げているのに周囲の評価が付いてこない。
こんな方はビジネスマンとしての大切な基本が欠けているのかもしれません。
特に日常の連絡手段として使用頻度の高いメールで評価を下げている可能性もあります。
電話や対面で話すと声のトーンや仕草で相手の感情を汲み取れます。
しかし、顔の見えないメールは相手が不快に感じていても違和感を察知することが難しいものです。
そこで、日々の業務でメールをたくさん使用しているけどちゃんと学ぶことが出来なかったビジネスマン。
これから一流を目指してやろうと向上意識がある方に向けてメールに関するマナーをお伝えしてきます。
初歩的なメールの返信の仕方から学んでいきましょう。
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メール返信は「re」を消す？
メールを相手に返す時に「reは消すの？」と考える人がかなり多いようです。
みなさんはメール返信する時はどのようにされていますか？
「件名のreを消去した方が相手は読みやすいのでは？」
「逆にreを消さない方が返信ですよという意味で分かり易いのでは？」
人によって意見はバラバラ。
世間のビジネスパーソンの対応に仕方は「変更する人が約2割」「変更しない人が8割」というデータが日本ビジネスマナー協会の調査で報告されています。
やはりメールを返信する時に、「re」がそのまま付いてくるので流れのまま削除しないという方が多数ということです。
「re」をつけたまま返信することが一般的なので削除しないまま送ることが好ましいです。
ただ、少し注意するポイントがあるのでチェックしてください。
「re」を付けると返信だと分かる
自分自信で日々のメール受信を考えても「re」がある一目で返信だと気づくことが出来ます。
RE：企画打ち合わせの件
RE：ミーティグ日程変更の件
分かりづらい「re」の連続を整理する
たまにこのようなメールがあり不快な思いをすることはありませんか？
連続は削除しましょう。
このように何が連続が続くと件名が最後の方にいき、件名表示範囲内から文字が消えてしまう場合や見苦しいとこがあります。
このような場合はひと手間加えて整理していくと相手にも丁寧さが伝わるでしょう。
RE：打ち合わせの件（第二回）
RE：打ち合わせの件（第三回）
もうひと手間加えるならこのように内容を加えると相手もあなたが出来るビジネスマンだと感じさせることが出来ます。
RE：ミーティングの件（資料追加1）
RE：ミーティングの件（資料修正1）
このようなちょっとしたひと手間を付け加えることが出来るかが人に評価される重要なポイントです。
メールを受け取る相手が客先であれば、この対応をすることで相手をグッと引き寄せることができます。
「マメな人だな」、「この人なら安心してビジネスが出来る」と信頼を掴めます。
この少しの差が後々、大きな差となります。
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「至急！」の時はどうする？
急ぎで確認して欲しいことや、急いで返事が欲しい場合はメールは不適切な手段となります。
相手が分からなければ送りっぱなしになります。
今はスマホでチェックしたり出来るインフラ環境が整っていますが、大企業になればなるほどセキュリティの問題もありメールを見れる環境にない場合もあります。
相手のシーンに合わせて考慮する必要がありますね。
緊急の場合
急ぎの案件や内容がある場合は、一方的にメールを送信してはいけません。
どうしておメールで確認して欲しい資料がある場合はメール送信した後に先方へ一報を入れるようにしてください。
電話でひと言、確認して欲しいメールがある旨伝えることが基本です。
難しい内容の場合
メールの内容が難しい場合や、少し補足が必要な時がありますよね？
自分が難しい内容だと感じた場合は相手もそのように感じています。
この時は相手に分かり易いように伝える為に電話で並行して説明をするのが大切です。
読み手の原則
このような便利なコミュニケーションツールが発展したこの時代。
この環境が充実してくると人は相手の気持ちを考えた行動が出来なくなる傾向にあります。
対面で感じる相手の所作や声色で感じ取れていた感情が、感じ取れなくなります。
便利な世の中になる一報で人としての大切な部分が抜けてしまう可能性もあります。
だからこそ、相手の目線に立ちひと工夫を凝らす。
この心遣いが出来るビジネスマンこを「本物」であり、日常生活においても出来るオトナ男子と評価される人となるでしょう。
今回はビジネスマナーメールの返信について学んで頂けましたでしょうか。
他にも大切なポイントがありますので、シリーズ化しながらお伝えしていければと思います。
わたしも、まだまだ勉強段階です。
みなさんと一緒に出来るビジネスパーソンになってきますので頑張っていきましょう。
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