ビジネスメール返信の例文まとめ。上司への「了解」は間違えなので要注意!

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今やメール無しではビジネスは成立しないと言っても過言ではない重要なツール。

得意先やオフィスでの連絡もメールで完結することが多いと思います。

コミュニケーションツールとして気軽に使えるメールは便利ですよね?

一方で、簡単だからこそ言葉遣いを間違えて、相手を不快にさせることがあります。

十分に注意をしていても、ビジネスマナー上間違った理解で使用している言葉もあります。

その中でも「了解しました。」という言葉を、上司や得意先に対して使っていませんか?

実は「了解」という言葉はNG!

そのあたりを整理していきますので、再確認してもらえればと思います。


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返信で「了解」はダメなの?

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相手からの連絡に対して「了解しました。」、「了解致しました。」と返信していることはありませんか?

最近、仕事をしていて新入社員の子達が上司に向かって使っていました。

これはNG行為なので気をつけましょう。

少し整理をしていきますね。

目上の人が使う

そもそも「了解」という言葉は目上の人が使用する言葉で、得意先や上司に対しては用いないのがベターです。

了解は目下の人を許可をするというイメージとなります。

たとえば、このような感じです。

部下が上司に「資料作成を明日まで待ってもらえませんか?」と伝えた時に、上司から「了解。」と伝える

目上の方へ返事をする「了解」の用い方について、改めて考えていきましょう。

「NGパターン」

  • 「了解です」
  • ビジネスシーンで得意先や上司に使用するのは好ましくないです。

  • 「了解しました」、「了解致しました」
  • 了解という言葉がNG行為なので、ビジンネスシーンでは好ましくありません。

では、どのように返事をしたらいいの?と迷われた方も多いはずです。

この言葉を用いるのがベターです。

「OKパターン」

  • 「かしこまりました」、「承知致しました」
  • なかなか使いなれない言葉かもしれませんが、一流のビジネスマンはさらっと使いこなします。日頃から意識をしておきましょう。

いずれにしもて「了解」という言葉を用いるとダメなのです。

返事をする時は「かしこまりました」、「承知致しました」としてください。

ビジネスメール返信の例文まとめ

ここからは他にも注意しておくべき言葉を含めて、例文をまとめておきました。

ビジネスシーン別で使い分けてくださいね。

「例文まとめ」

  • ご依頼の内容、承りました。
  • 資料作成の件、承知致しました。
  • 日程変更の件、了承しました。
  • 納期変更の件、了承致しました。
  • 参加人数変更の件、かしこまりました。
  • 先日のご相談につきまして、お引き受け致します。
  • 価格協力の件、お役に立てれば幸いです。
  • 御社のビジネスに少しでもお力添えできれば幸いです。

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相手を考えて返事をする

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メールは便利なツールですが、言葉を間違えて用いてしまうと悪い印象だけが残ります。

了解という言葉を伝えたい時や感謝の言葉を伝える時には直接言うことも大切です。

話した方が早い場合もあります。

感謝の言葉を伝える時に、どれだけ綺麗な文章を書き上げても、文面では気持ちが伝わらないこともあります。

相手の顔を思い浮かべると、どの対応が適切かを判断できると思います。

いつでも相手を喜ばせるような対応を心がけて人間関係を構築してくださいね。

そうすると、少々ビジネスマナーの基本を忘れていても、親しみやすさ全てOKとなります。

日頃の誠意を持った態度が重要かもしれませんね。

基本を忘れずに頑張っていきましょう!


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